Zo maakt u een goede en leuke out-of-office-mail

Een automatisch afwezigheidsbericht kan regelmatig tot ergernis leiden bij klanten en relaties. Een mailer heeft vaak een urgente vraag of opmerking en ontvangt dan geen directe reactie. Door wat meer zorg te besteden aan uw afwezigheidsbericht, kunt u relaties alsnog optimaal helpen. En misschien zelfs voor wat vrolijkheid zorgen.

Concrete informatie

Allereerst is het cruciaal dat u in uw afwezigheidsmail concrete informatie verstrekt. U wilt niet dat de afzender van een bericht onduidelijkheid ervaart over de huidige situatie.

Het is daarom van belang om duidelijk te communiceren in uw afwezigheidsbericht. Het helpt bijvoorbeeld om de datum te noemen wanneer u weer aan het werk gaat. Bovendien is het zinvol om helder aan te geven hoe er wordt omgegaan met binnenkomende berichten gedurende uw afwezigheid. Checkt u zelf periodiek nog uw inbox? Of is er een teamgenoot beschikbaar voor cliënten en contacten? Of is er een collega waar klanten en relaties terecht kunnen? Stem dit goed met elkaar af, zodat klanten niet van het kastje naar de muur worden gestuurd.

Creatieve aanpak

Hebt u alle concrete informatie helder geformuleerd? Dan wordt het tijd om uw afwezigheidsbericht wat meer karakter te geven. Ook al bent u er niet, een afwezigheidsbericht kunt u beschouwen als een interactiemoment met uw klanten en contacten. Het loont dus om hier wat meer tijd en energie in te investeren. Deze tips helpen u hierbij:

Houd het luchtig

Door bijvoorbeeld een zinnetje toe te voegen over uw vakantieplannen, maakt u het bericht persoonlijk, luchtig en leuk om te lezen.

Maak het inspirerend

Met een leuke, inspirerende quote kunt u bij de mailer een glimlach op het gezicht toveren. Denk bijvoorbeeld aan een quote over het belang van vakantie.

Gebruik humor

Het is misschien lastig in een korte mail, maar probeer een beetje humor in uw out-of-office-bericht te verwerken. Natuurlijk zonder dat het overdreven wordt. U kunt zelf het beste bepalen wat hierin goed bij u en uw klanten/relaties past.

Kijk ook naar de onderwerpregel

Hebt u een leuke tekst bedacht voor uw afwezigheidsmail? Kijk dan ook nog even naar de onderwerpregel. Daar kunt u vast ook iets origineels voor bedenken.