Zo maakt u de out-of-office-mail beter én leuker

Een out-of-office-reply zorgt soms voor frustratie bij klanten en relaties. Een mailer heeft immers een belangrijke vraag of opmerking en krijgt dan niet meteen een antwoord. Door een beetje extra aandacht aan uw out-of-office-mail te besteden, kunt u mensen toch zo goed mogelijk van dienst zijn. En zelfs een lach op hun gezicht toveren. 

Praktische informatie

Ten eerste is het belangrijk dat uw out-of-office-mail altijd praktische informatie bevat. U wilt niet dat de verzender van een mailtje in verwarring achterblijft over de stand van zaken. 

Daarom is het belangrijk om altijd duidelijk te zijn in uw out-of-office-mail. Het is bijvoorbeeld handig om de datum te vermelden waarop u weer aan het werk bent. Daarnaast is het goed om duidelijk te zijn over wat er met de mail gebeurt in de tussentijd. Leest u zelf nog af en toe uw mail om dringende zaken op te lossen? Of is er een collega waar klanten en relaties terecht kunnen? Stem dit goed met elkaar af, zodat klanten niet van het kastje naar de muur worden gestuurd. 

Origineel jasje

Alle praktische informatie op een rij gezet? Dan is het nu tijd om uw afwezigheidsmail wat “schwung” te geven. Ondanks het feit dat u afwezig bent, kunt u een out-of-office-mail toch zien als een contactmoment met uw klanten/relaties. Het is dus goed om hier wat extra tijd en aandacht aan te geven. Deze tips helpen u hierbij:  

Houd het luchtig

Door bijvoorbeeld een zinnetje toe te voegen over uw vakantieplannen, maakt u het bericht persoonlijk, luchtig en leuk om te lezen. 

Maak het inspirerend

Met een leuke, inspirerende quote kunt u bij de mailer een glimlach op het gezicht toveren. Denk bijvoorbeeld aan een quote over het belang van vakantie of een kort gedichtje over de zomer. 

Gebruik humor

Het is misschien lastig in een korte mail, maar probeer een beetje humor in uw out-of-office-bericht te verwerken. Natuurlijk zonder dat het overdreven wordt. U kunt zelf het beste bepalen wat hierin goed bij u en uw klanten/relaties past.  

Kijk ook naar de onderwerpregel

Hebt u een leuke tekst bedacht voor uw afwezigheidsmail? Kijk dan ook nog even naar de onderwerpregel. Daar kunt u vast ook iets origineels voor bedenken.