Video Chatten

Videobellen? Zó doet u dat efficiënt!

video-chatten

Videobellen. Wie in januari had gezegd dat we op grote schaal op die manier met elkaar zouden gaan communiceren, was voor gek versleten. Door omstandigheden is echter contact op afstand een absolute ‘must’ geworden. Maar hoe communiceert u als ondernemer snel en efficiënt met uw klanten en uw medewerkers?

Videobellen is een blijvertje. En als we de kenners moeten geloven zitten we de komende jaren nog vast aan social distancing. Met veel thuiswerken als gevolg. Op welke wijze mag u de komende tijd uw klanten ontvangen? Dat vraagt ook om aanpassingen.

Wat is bijvoorbeeld een handige werkwijze voor overleg met uw thuiswerkende medewerkers? Hoe verdeelt u de taken? Maar even belangrijk: Hoe houdt u een warm contact met uw klanten en relaties? Bellen, appen, mailen of videobellen?

Videobellen is de belangrijkste ontwikkeling die de afgelopen maanden noodgedwongen is ontstaan. Er zijn verschillende mogelijkheden om te videobellen: Microsoft Teams, Zoom, Skype, Facetime, Google Hangouts etc.

Hoe ga je effectief om met videobellen?

Goede voorbereiding
Zorg voor een goede voorbereiding en stuur op tijd de link voor een uitnodiging om te videobellen. Uw medewerkers moeten weten hoe laat de meeting begint en wat er op de agenda staat. Geef ook aan wat u aan inbreng van uw medewerkers verwacht.

Wilt u videobellen met een klant, kondig dit dan tijdig aan via mail of app. Geef ook aan waarover u wilt spreken. Zoek altijd een aparte en rustige ruimte om te videobellen.

Alleen videobellen
Volg een meeting alleen. Belt u met meerdere klanten of medewerkers zorg dan dat iedereen een eigen scherm heeft. Meerdere personen via één scherm is lastig te volgen voor de andere deelnemers.

Werkmodus aan
Zorg dat u in de ‘werkmodus’ staat. Het volgen of leiden van een bijeenkomst via videobellen gaat het beste als u geconcentreerd en gefocust bent. De andere partij merkt het meteen als u bijvoorbeeld zit te appen.

Gespreksleider
Geef vooraf aan wie de gespreksleider is van het videobellen en spreek een code af. Velen gebruiken opsteken van de hand als signaal aan de gespreksleider om iets te zeggen. Zet het geluid op mute en wacht op de toestemming. Ga niet gelijk spreken, door de vertraging op de lijn ontstaat er een spraakverwarring.

Maak videobel-regels
Zet uw telefoon of iPad uit, dat geldt ook voor andere zaken die kunnen afleiden. Blijf in een actieve houding zitten als de ander aan het woord is. Wees enthousiast en praat meer met uw handen. Dat geldt ook als u met klanten spreekt. Zet als u klaar bent met spreken het geluid weer op mute.

Einde gesprek
De gespreksleider geeft aan wanneer de vergadering eindigt en stuurt een to-dolijst aan de deelnemers. Belt u op eigen initiatief met een klant, mail dan eventueel na afloop een korte samenvatting van wat er is besproken.

Houd contact
Met uw medewerkers en klanten. Ook individueel. Het hoeft niet altijd in groepsverband. Tijdens de een-op-een-sessie kan het gesprek wat losser plaatsvinden, alsof u bij het koffieapparaat staat. Sluit het gesprek positief af en maak eventueel een afspraak voor een volgende gelegenheid.