De e-mails van uw medewerkers

mail-kijken

Medewerkers van bedrijven hebben een zakelijk e-mailaccount, waarschijnlijk ook binnen uw bedrijf. Om verschillende redenen zou u een kijkje in de mailbox van uw medewerker willen nemen. Mag dat? En zijn daar speciale regels voor of voorwaarden aan verbonden?

Om maar gelijk met de deur in huis te vallen: alle e-mails zijn eigendom van uw werknemer, zowel zakelijke als privé-berichten. Ook als deze onder werktijd zijn verstuurd. Los van de inhoud zijn ze immers onderdeel van iemands persoonlijke leven.

Mailbox inzien
Desondanks zijn er situaties waarin u de mailbox van een medewerker zou willen bekijken. Bijvoorbeeld als u vermoedt dat uw medewerker zijn zakelijke mailaccount gebruikt in privésituaties. Of als u zakelijke afspraken of handelswijzen in het bedrijf in de gaten wilt houden. Maar ook als een medewerker langere tijd uit de running is. Voor de continuïteit of overdracht is het prettig als u in die gevallen het e-mailaccount van een medewerker kunt inzien.

Specifiek doel
Een werkgever mag in sommige gevallen meelezen in de mailbox van zijn medewerkers. Daarbij moeten natuurlijk altijd eerst de zakelijke belangen afgewogen worden tegen de rechten van uw medewerker. Bij een specifiek doel zijn er mogelijkheden, maar dan moet u wel aan drie strikte voorwaarden voldoen.

Noodzaak
Zo moet een werknemer op de hoogte zijn dat u als werkgever in zijn mailbox kan meelezen. Daarvoor moet u als werkgever wel een specifiek doel voor ogen hebben, ofwel: er moet een noodzaak zijn. Bijvoorbeeld bij het vermoeden van fraude, ziekte van uw werknemer of als er zakelijke belangen in het geding zijn. Op zondagmiddag eens rustig scrollen langs de e-mailboxen van uw medewerkers mag dus niet.

Tot slot moet de specifieke informatie die u zoekt niet op een andere manier beschikbaar zijn. Wellicht krijgt u met een paar telefoontjes of een bezoekje aan een zieke medewerker wel dezelfde informatie boven water.

Spelregels
Veel bedrijven hebben de spelregels rondom het e-mailgebruik vastgelegd. Dat is niet verplicht, maar geeft wel een houvast voor zowel werkgever als werknemer. Uw werknemer heeft dan een leidraad om zijn mailgedrag aan te passen aan deze afspraken. En u heeft richtlijnen voor het eventueel inzien van de e-mails.